Купили 30 компьютеров для офиса. Почему работать всё равно неудобно?

Купили 30 компьютеров для офиса. Почему работать всё равно неудобно?

В пятницу в новый офис привезли компьютеры. Всё как положено: тридцать коробок, тридцать рабочих мест, техника оплачена и принята. В понедельник выходят сотрудники.

И тут начинается.

Бухгалтер просит второй монитор, потому что на одном экране работать с документами неудобно. У менеджеров не хватает сетевых подключений. Принтер, который прекрасно справлялся в старом офисе, теперь собирает возле себя небольшую очередь.

Ничего катастрофического. Просто выясняется, что купить компьютеры и оборудовать офис — немного разные задачи.

Причём на этапе закупки всё могло выглядеть вполне разумно. Бюджет согласовали, модели выбрали, даже скидку получили. А теперь приходится снова искать деньги.

Начали с компьютеров. А с чего ещё?

Когда компания открывает офис или расширяет штат, обычно первым делом считают компьютеры. Сколько сотрудников — примерно столько и устройств.

Вполне понятная логика.

Но возьмём обычный отдел продаж. Менеджер одновременно работает в CRM, открывает коммерческое предложение, сверяется с прайсом и переписывается с клиентом. Всё это можно делать на одном экране. Правда, постоянно переключаясь между окнами.

При этом сам ноутбук может быть отличным. Быстрым, современным, с хорошим процессором. Только удобнее от этого не становится.

Вот почему при выборе ноутбуков для сотрудников стоило бы сразу подумать, как они будут использоваться. Кому-то нужно устройство для поездок и встреч, а кому-то — компьютер, который почти никогда не покидает офис.

В последнем случае может оказаться, что обычный настольный ПК решит задачу ничуть не хуже. А иногда и дешевле.

С мониторами похожая история.

В бухгалтерии второй экран часто полезнее небольшого прироста производительности процессора. На одном открыта учётная система, на другом — документы или таблицы. Не нужно постоянно сворачивать окна и искать нужный файл.

Но и здесь лучше без крайностей. Покупать всем сотрудникам по два огромных монитора только потому, что так выглядит современный офис, тоже странная идея.

Я бы сначала посмотрел, кто с чем работает. У дизайнера, бухгалтера и менеджера задачи всё-таки разные.

И ещё: не забудьте про кабели и разъёмы. Это смешно ровно до того момента, пока не выясняется, что монитор уже привезли, а подключить его к ноутбуку нечем.

Сеть: те самые несколько портов, которых не хватило

Предположим, в офисе 30 сотрудников. Для них закупили компьютеры, установили три точки Wi-Fi, подключили два сетевых принтера.

При выборе коммутатора кто-то ориентировался на количество сотрудников. Взяли устройство на 24 порта — хорошее, управляемое, известного производителя.

Только подключений оказалось больше.

Тридцать рабочих мест, если каждое использует кабельную сеть, плюс три точки доступа, два принтера и подключения к остальной сети. Уже минимум 35 подключений для конечных устройств.

И это без IP-телефонии, камер, переговорных и запаса на расширение.

Конечно, не все компьютеры обязательно подключать кабелем. Но это надо решить до закупки, а не в день переезда.

Здесь полезно не столько искать «самый хороший» сетевой коммутатор, сколько сначала нарисовать простую схему. Даже от руки.

Сколько реально будет подключений? Какая нужна скорость? Будут ли устройства с питанием PoE? Хватит ли общей мощности коммутатора для точек доступа и телефонов?

Последнее особенно интересно. Бывает, что портов достаточно, PoE поддерживается, а общего бюджета питания на все устройства не хватает.

Вроде купили то, что нужно. Но не совсем.

Один принтер на весь офис — экономия до первой очереди

Есть вещи, которые редко обсуждают при планировании бюджета. Например, сколько времени сотрудники тратят на обычную печать документов.

В небольшом офисе один принтер действительно может закрывать все потребности.

Но если тридцать человек регулярно печатают договоры, счета, накладные и сканируют документы, ситуация меняется.

Представим, что каждому сотруднику приходится терять всего пять минут в день из-за ожидания печати, неполадок или походов к аппарату. За двадцать рабочих дней на весь коллектив набегает пятьдесят часов.

Это не значит, что компания буквально потеряла пятьдесят часов оплаченной работы: часть ожидания сотрудники могут использовать для других задач. Но повод задуматься есть.

Самое интересное, что проблема не обязательно решается покупкой второго принтера.

Иногда достаточно одного более производительного МФУ с автоматической двусторонней печатью, подачей документов для сканирования и нормальным ресурсом расходников.

А иногда разумнее поставить два аппарата в разных частях офиса.

Зависит от того, кто, сколько и что печатает.

Вот только считать желательно не цену коробки, а стоимость эксплуатации. Недорогой принтер с дорогими картриджами может довольно быстро перестать казаться выгодной покупкой.

Свет выключился. И что дальше?

Про бесперебойное питание в обычном офисе вспоминают не всегда.

Пока не случается короткое отключение электричества.

Сотрудники перезагружают компьютеры. У кого-то не сохранился документ. Перестала работать сеть. Если в помещении есть собственный сервер, ситуация может оказаться неприятнее.

Здесь важно понимать одну вещь: покупать ИБП для каждого рабочего места не обязательно.

Сначала нужно разобраться, что именно должно продолжать работать при отключении питания.

Например, сервер, основной коммутатор, оборудование связи. Возможно, ещё несколько критически важных рабочих мест.

При выборе источника бесперебойного питания нужно учитывать не только мощность подключённого оборудования, но и требуемое время автономной работы.

ИБП на 1500 ВА — это не обещание получаса работы. Реальное время зависит от нагрузки, батарей и конкретной модели.

И есть ещё нюанс: после отключения электричества сервер должен не просто продержаться какое-то время, а при необходимости корректно завершить работу.

Поэтому вопрос автоматического отключения бывает важнее, чем дополнительные пять минут автономии.

Сколько стоит такая забывчивость?

Вернёмся к нашему офису на 30 человек.

Допустим, ноутбуки уже купили. Через неделю выяснилось, что десяти сотрудникам нужны дополнительные мониторы. Потом потребовался ещё один коммутатор. Следом — более производительный принтер.

Сами по себе это обычные покупки.

Проблема в другом. Каждую приходится заново согласовывать, оплачивать, доставлять, подключать. Где-то нужен дополнительный кабель, где-то электрик, где-то специалист, который настроит оборудование.

Получается несколько маленьких закупок вместо одной продуманной.

И хорошо, если всё необходимое есть в наличии.

Вполне возможно, что компания всё равно пришла бы к тому же набору техники. Но при нормальном планировании хотя бы не пришлось делать это в спешке.

Что я бы проверил перед следующей закупкой

Не стал бы начинать с длинного технического задания на сотню строк.

Сначала прошёлся бы по офису и посмотрел на обычный рабочий день.

Кто постоянно раб